Rappel des statuts de l'association (Article 13) : un règlement intérieur sera établi par le CA qui le fera approuver par l'AG.

Ce règlement sera destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'association.

 

Rappel des buts de l'association (Article 2) : l’étude, la promotion et le développement de la généalogie et des disciplines s'y rattachant, ainsi que la protection du patrimoine archivistique.

 

En application de l’article 13 des statuts, le règlement intérieur fixe les points ayant trait à l’administration de l’association, à ses activités et à ses moyens d’action.

N’en fixant que les grandes lignes, il laisse au Conseil d’administration le soin d’en organiser et d’en appliquer le bon fonctionnement. Ledit CA rend compte, à chaque Assemblée générale des adhérents, des décisions prises et de l’action entreprise.

 

Article 1 : Lors de son avant-dernière réunion avant l’Assemblée Générale, le Conseil d’administration précisera le nombre de sièges à pourvoir et les délais de recevabilité des candidatures, lesquels devront être indiqués sur la convocation à l’AG.

A réception, le CA vérifiera la validité des candidatures, puis dressera la liste des candidats et établira les bulletins de vote. Seul sera accepté comme bulletin de vote, celui distribué lors de l’AG.

Pour être candidat au CA, il faut :

• être majeur.

• être membre actif pour la deuxième année consécutive.

• faire acte de candidature par lettre adressée au Président.

 

Article 2 : Les votants sont les membres présents ou représentés, pouvoirs laissés en blanc compris. Il n’y a pas de quorum à atteindre pour la validité des décisions et des votes. Toutes les décisions se prennent à la majorité absolue.

 

Article 3 : Les membres présents peuvent être porteurs de pouvoirs nominatifs, sans limitation, signés du mandant.

Les pouvoirs en blanc sont acceptés et sont considérés comme des votes favorables à l’ensemble des résolutions ; ils approuvent le rapport moral et le rapport financier. Néanmoins, pour les élections au CA :

• Si la liste comporte autant de candidats que de postes à pourvoir, le pouvoir en blanc est obligatoirement considéré comme un vote en faveur de chaque candidat.

• Dans le cas où la liste comporte plus de candidats que de postes à pourvoir, le pouvoir en blanc est obligatoirement considéré comme un vote nul.

 

Article 4 : Le bureau de vote se compose d’un président (membre du CA non candidat) et de plusieurs scrutateurs pris dans l’Assemblée. Le président a la responsabilité du bon déroulement du scrutin. Il remplit un procès-verbal des opérations de vote signé par les scrutateurs. Les réclamations ou contestations devront être formulées à l’issue du dépouillement afin de figurer au procès-verbal.

Seront annexés à ce procès-verbal :

• les pouvoirs mandant un adhérent absent.

• les pouvoirs mandant un non-adhérent.

• les désignations insuffisantes (suivant le modèle de bulletin adopté, bulletins dont les cases à cocher ne sont pas clairement indiquées, noms entourés, soulignés ou barrés…)

• les bulletins portant des noms autres que ceux des candidats.

 

Article 5 : Les candidats ayant obtenu la majorité absolue des voix sont proclamés élus selon le nombre des suffrages recueillis en fonction des sièges à pourvoir. En cas d’égalité de voix entre plusieurs candidats, le choix se portera sur le plus ancien adhérent du Cercle. Les résultats sont proclamés en AG et publiés dans la Revue Généalogique Normande.

 

Article 6 : Une fois élu, le CA se répartit les fonctions du Bureau (telles que définies par les statuts). Pour être élu à une fonction, il faut obtenir la majorité absolue des membres présents ou représentés. L’élection se déroule par vote à bulletins secrets. La durée des mandats est de deux ans. Les membres sont rééligibles. La répartition des fonctions est publiée dans la Revue Généalogique Normande. En cas de vacance, le CA pourvoit, par simple cooptation, au remplacement de ses membres, conformément à l’article 9 des statuts. Les membres du CA sont répartis en sièges numérotés dont il est tenu un tableau actualisé.

 

Article 7 : La participation est du ressort des délégués du Cercle conformément aux statuts de l’Union (art. XIV). Les délégués sont choisis par le CA du Cercle, en priorité parmi ses membres. Les membres du bureau sont délégués prioritaires En cas de besoin, des délégués peuvent être choisis parmi les adhérents non-administrateurs. Les délégués sont désignés pour une année.

 

Article 8 : Seul le CA du Cercle pourra présenter la candidature d’un délégué administrateur au CA et au Bureau de l’Union.

 

Article 9 : La mission du délégué est de participer aux activités de l’Union en tenant compte de l’avis du CA du Cercle, notamment en matière de vote. Il doit défendre les intérêts du Cercle et de l’Union. S’il lui apparaissait que les intérêts de l’Union et du Cercle sont contraires, il en référerait au CA du Cercle qui indiquerait ses orientations. En conformité avec les statuts de l’Union (art. XVII § 2) la perte de la qualité de membre délégué entraîne celle de membre du CA de l’Union.

 

Article 10 : Le remboursement des frais de déplacement pour les réunions du CA (sauf AG ordinaire ou extraordinaire) et pour les réunions exceptionnelles, est admis pour les administrateurs dont le domicile est éloigné (en dehors de la communauté d’agglomération). Pour les déplacements des administrateurs de l’Union, le Cercle rembourse les frais engagés moins la somme forfaitaire accordée par l’Union. Il en ira de même pour l’AG de l’Union. Les montants de base et les modalités pratiques de ces remboursements sont définis régulièrement par le CA.

 

Article 11 : Il est admis, pour les administrateurs, ou pour des adhérents chargés d’une mission précise, de rembourser ou de prendre en charge les frais liés au transport, à la communication, tels que photocopies, timbres, téléphone, Internet, etc. Les modalités en sont définies par le CA.

 

Article 12 : Seules les réunions et la consultation de la documentation sont publiques et ouvertes à tous ; la participation aux autres activités est réservée aux adhérents du Cercle. Pour les personnes non adhérentes, le CA peut, s’il le juge utile, accorder, à titre exceptionnel, la participation aux activités.

 

Article 13 : Les travaux d'intérêt collectif (relevés systématiques) font l'objet d'un engagement signé entre les auteurs et le Cercle. Pour réaliser son programme de relevés, le Cercle se dote d'un matériel pour les dépouillements (lecteurs, microfilms, logiciels…). Les modalités et conditions d’emprunt sont déterminées par le CA.

 

Article 14 : Le CA a pour mission d’organiser et de réglementer la diffusion des travaux d'intérêt collectif, par tous les moyens qu’il juge souhaitable et aux conditions qu’il décide.

 

Article 15 : Le fonctionnement de la bibliothèque de prêt fait l’objet d’un règlement établi par le CA.

 

Article 16 : Les cours, ateliers, commissions, réunions organisés par le Cercle sont placés sous la responsabilité du CA qui en règle le fonctionnement et les modalités de participation.

 

Article 17 : Tant pour l’administration du Cercle que pour la réalisation des travaux, le Cercle peut acquérir du matériel informatique ou autre. Ces acquisitions sont décidées par le CA après examen des demandes et possibilités budgétaires. Le matériel peut être confié en se garantissant de son utilisation et de sa préservation. Les modalités et conditions d’emprunt sont déterminées par le CA.

 

Article 18 : Le Cercle souscrira chaque année une assurance en responsabilité civile.